Hvordan oppnå psykologisk trygghet i virtuelle møter?

I dette blogg innlegget viser jeg blant annet til funn gjort av Amy Edmondson og Gene Daley hvor de har sett på effekten, eller konsekvensen av det å jobbe virtuelt opp mot psykologisk trygghet.

Når Covid-19 kom inn fra sidelinjen i hurtigtogsfart tidligere i år ble tusenvis av arbeidstakere sendt hjem fra jobb med beskjed om at kontoret nå var hjemme. Ifølge enkelte forskere vil det ta lang tid før vi forstår hvordan denne omveltningen har påvirket både oss som arbeidstakere og bedriftene. Men, det tok ikke lang tid før mange begynte å lure på hvilken påvirkning bruk av Teams/ Zoom etc ville ha på psykologisk trygghet. Altså det at man kan stille spørsmål, melde om bekymringer og idéer, uten frykt for personlige ettervirkninger/ konsekvenser.

Ifølge Harvard professor Amy Edmondson er det grunn til å være bekymret. Hvordan oppdage ikke verbal kommunikasjon og enighet via skjermen? De sosiale signalene vi sender i fysiske møter blir også tilnærmet umulig å oppdage. Teammedlemmer kan føle seg isolerte når de ikke får den støtten fra andre gjennom at de nikker erkjennende til noe som er sakt. Å hva med andre elementer som for eksempel at det ringer på døren, barna er sultne, hunden løper rundt? Dette tar konsentrasjonen bort fra det virtuelle møtet. Hvem har vel ikke vært i en lignende situasjon? Kanskje ikke et problem tenker du. Men det er sånn at når du blir forstyrret, så kan du misse informasjon eller spørsmål, og det tar litt tid før du er 100% mentalt tilstede igjen. Vi kan godt si at dette er ting vi må regne med når det er som det er. Men om det er bra for den jobben som skal gjøres, det tror jeg ikke.

Det som er bra, det er at den samme teknologien som begrenser åpenhet og gjensidig forståelse, har lagt til muligheter i systemene som kompenserer for de negative effektene. Under finner du noen muligheter og evt risiko Amy Edmondson og Gene Daley har sett ved bruk av noen av de verktøyene systemleverandører har lagt inn i sine systemer (Zoom, Teams etc). Så legger jeg til egne erfaringer og tilbakemeldinger jeg har fått av andre. Still deg gjerne spørsmålet selv, hvor god eller dårlig du/ dere er på å bruke disse mulighetene?

Å rekke opp hånden (hand-raise)

Dette er en mulighet vi kjenner godt til fra vanlig møtevirksomhet. Ønsker du å si noe, så rekker du hånden i været og signaliserer at du har noe å si. Så venter du til det er din tur. Hvor vanskelig kan det være? Det er litt avhengig av hvilken møtekultur dere hadde før den virtuelle hverdagen tok oss. Om dere har en kultur i teamet der det rekkes opp en hånd, og venter på tur så vil jeg tro at det er lettere for dere å overføre den kulturen til det virtuelle landskapet. Men hva med de teamene der det ikke råder en kultur for å sette seg på talerlisten og vente til det er en selv som har tur? Det kan hende du har opplevd det selv, at du ikke slipper til, fordi det er flere som er på samtidig. Det blir en skikkelig mølje der ingen får sakt så mye. Joda, jeg er klar over at det ikke er så lett. Prøv dette:

• Ha en møteleder som følger med på hvem det er som har hånden oppe

• Bli enige om hvordan dere skal gjennomføre det virtuelle møtet når dere starter, å følg planen

• La møteleder rollen gå på rundgang, så alle får kjenne på hvordan der er å lede et virtuelt møte

Amy Edmondson og Gene Daley visert til et eksempel der det oppstår en "falsk negativ" i et møte der en leder sa "opp med hånden hvis du har personlig erfaring med noen som kjemper med covid-19 om dagen". Ingen hender i været på skjermen. Da sier han "veldig bra, fordi jeg trenger full innsats fra dere alle i det prosjektet vi skal diskutere nå". Det som skjedde var at to teammedlemmer, som hadde eldre de tok seg av, som hadde testet positivt, ikke klarte å trykke på den rette knappen tidsnok. Kanskje fordi de ikke fant den i tide, eller kanskje de var motvillige til å avsløre den type personlig informasjon. Når det er viktig med et fullstendig sett med svar fra teamet er heller ja/nei og en evt anonym avstemning bedre.

Ja/Nei respons

Ja og nei representeres gjerne som et grønt "check mark" eller et rødt kryss. Denne muligheten kan gi en rask tilbakemelding fra alle. Er du en leder som ønsker en tilbakemeling fra alle kan du understreke hvor viktig det er at alle melder sin tilbakemelding ved å markere på det alternativet som er riktig for deres respons. En begrensning ved å bruke dette alternativet er at det er ikke alle spørsmål som er binære (ja eller nei). Ønsker du / dere en mer nyansert tilbakemelding er avstemnings verktøyet og evt chatten bedre å bruke.

Meningsmåling (Poll)

En anonym meningsmåling gjør det enkelt for møtedeltakerne å utrykke en mening uten å frykte eventuelle negative konsekvenser. Resultatene fra en meningsmåling gir verdifull innsikt som kan følges opp med nye spørsmål. Dette bidrar til økt forståelse og innsikt.

Her er et eksempel fra et virtuelt lederprogram som hadde fokus på psykologisk trygghet. En senior sier " jeg tror ikke vi har et problem med lav psykologisk trygghet i vårt selskap, men om noen er uenig, så vennligst fortell meg". Ikke overaskende, så var det ingen som brukte "hånden i været" funksjonen, eller Chat funksjonen. Møtelederen så den, og la raskt ut en anonym "poll". "på en skala fra 1-5, hva er nivået av psykologisk trygghet i vårt selskap?" Da majoriteten av tilbakemeldingene var 3 (midt på treet), sier senioren, " det er vel tydelig at jeg kanskje bør være mindre forutinntatt i mine spørsmål. Effekten av responsen var at det begynte å skje noe.

Som leder (formell eller uformell) har du makt. Denne makten kan du bruke bevisst eller ubevisst. Jeg har selv erfart i mitt arbeid med team og grupper, mange ganger, at ledere stiller denne typen spørsmål. "dette er jo ikke et problem her", "vi har ikke den problematikken" osv. Det er åpenbart at mange ønsker å styre responsen i en bestemt retning. Denne formen er det vanskelig nok for medarbeidere å håndtere i fysiske møter. Hvordan blir det da i virtuelle møter? Årsaken til at ledere bruker denne formen kan være kompleks. Men den diskusjonen tar vi en annen gang.

Skal du / dere bruke meningsmålingsfunksjonen er det smart å være forberedt. Da er det også letere å ta ting på sparket, om det er et behov for det.

Chat

Det å gi alle en mulighet til å delta, samtidig, i egen fart og med egne ord, og med navnet synlig, senker terskelen for deltakelse. Men være også klart over når navnet til den som deler er synlig, kan også det begrense deltakelsen. Fordelen er uansett at man kan delta på egne premisser. En begrensning med chat funksjonen er muligheten til å skrive mye. Med mye tekst er det flere som ikke leser alt som skrives. Så det å begrense seg er lurt. Lag en regel i teamet at dere begrenser lengden på innholdet i chatten, så er det flere som leser hele innlegget!

Grupperom

Hvem har ikke erfart at man kan bli borte når det skal diskuteres i litt større grupper. Det skjer i den virtuelle verden også. Da er bruken av grupperom (breakout rooms) nyttig. De fleste virtuelle møteverktøyene har denne funksjonen. Her kan dere møtes i små grupper på tre til fem stykker. Erfaring visert at det er flere som deltar i diskusjonen når man benytter denne funksjonen. Da tar man flere mindre diskusjoner, og deler når alle møtes i det store møterommet igjen. En super funksjon da dette legger til rette for en psykologisk trygg ramme for deling og diskusjon.

Video funksjonen

Det å se ansikter bidrar til engasjement. Kanskje spesielt i disse dager da mange jobber i ensomheten fra hjemmekontoret. Men for mye visuelle stimuli kan gi uønskede forstyrrelser. Mange ansikter rundt på skjermen og ikke minst interessante kanskje private bakgrunner kan trekke oppmerksomheten bort fra tema. Vi har jo sett både artige og pinlige situasjoner på virtuelle møter. Dårlig nettlinje kan gi dårlig forhold, og det er irriterende. Alt dette kan bidra til å hemme vår evne til å oppfatte ting som skjer i og rundt møtet. Ledere ønsker kanskje at vi har på kamera fordi da har man et ansikt å forholde seg til. Det er en idé å be alle om å gjøre bakgrunn uskarp for å unngå distraksjoner.

Amy Edmondson og Gene Daley peker på at det å se seg selv på skjermen kan øke vår oppmerksomhet på oss selv, noe som kan hemme psykologisk trygghet. Å skru av muligheten til å se seg selv (uten å skru av kamera) kan hjelpe. Hvor ofte bruker du et speil for å se deg selv under normale fysiske møter?

Kun bruk av lyd

Dette blir som den gode gamle telefonkonferansen som krever høy grad av her og nå tilstedeværelse, høy grad av forsiktighet da det er lett å feiltolke for eksempel stillhet som det å være enig og det å sikre at alle på samtalen faktisk deltar. Fraværet av synlig ikke verbal kommunikasjon skjerper behovet for proaktivt å redusere enkeltes hindring til å snakke. Så var det multitasking da. En fristende aktivitet om man ikke kjenner at man er engasjert i tema som diskuteres. Dette må alle i teamet være enige om at man ikke gjør. Er man på møtet, så er man på møtet.

Før og etter et virtuelt møte

Utover det å ha en gjennomtenkt bruk av system for virtuelle møter, kan noen enkle grep før og etter bidra til å bygge psykologisk trygghet under møtet.

Som en god forberedelse bør en teamleder eksperimentere og sjekke ut hvilke verktøy, muligheter og evt begrensninger som ligger i bruken av virtuelle møteverktøy. Man må forstå hvordan det brukes, evt risiko og hvordan det skal brukes i en diskusjon. Det kan være nyttig å ha en som fasiliterer møtet. Jeg tror på verdien av å la dette gå på rundgang i teamet. Da får alle ta del i ansvaret, og alle får erfaring med å kjenne på det å holde et møte i gang. Mye lærdom der. Skal det fattes beslutninger i møtet kan det være smart å sende ut anonyme polls etc på forhånd slik at alle kommer på banen med sine synspunkter.

Etter et virtuelt møte kan det være lurt å ta kontakt med de teammedlemmene som var stille.

Et team kan være en ensom plass, spesielt om man har en oppfatning om at andre ikke støtter din mening om et tema eller er støttende. Slik mellommenneskelig frykt forsterkes for ansatte som jobber hjemmefra under en langvarig krise som pandemien. Å bygge psykologisk sikkerhet i virtuelle team krever innsats og en strategi som lønner seg i forhold til å få engasjement, kollegialitet, produktivitet og idégenerering. Det som er bra er at verktøyene og teknikkene som engasjerer mennesker, og toner ned hindringer for engasjement, kan bli vanlig å bruke. Disse hjelper ledere i dag, og sannsynligvis inn i fremtiden.

Dette blogg innlegget er delvis hentet fra en artikkel i Harvard Business Review. Du kan ta en titt her: https://hbr.org/2020/08/how-to-foster-psychological-safety-in-virtual-meetings